Trong Marketing thì Email không còn quá xa lạ rồi. Tuy nhiên với nhiều người thì Email rất hay bị nhầm lẫn với Gmail sau đây là các thuật ngữ trong email mà bạn cần biết để sử dụng chính xác hơn!
Các thuật ngữ trong email là gì?
Nếu thường xuyên sử dụng email để trao đổi thông tin, bạn nên biết một số thuật ngữ để có thể sử dụng email hiệu quả và tiện lợi hơn.
CC, BBC trong email
CC là từ viết tắt của Carbon Copy, là người nhận bản sao email của bạn, không phải người nhận trực tiếp và xử lý email trực tiếp, chỉ nhận bản sao để nắm thông tin. Khi sử dụng tính năng CC, người nhận sẽ nhìn thấy tất cả các địa chỉ email nhận một cách công khai.
Ví dụ như trong công việc, bạn trao đổi công việc với đồng nghiệp thông qua mail, đôi khi bạn sẽ được yêu cầu CC mail cho cả leader nữa. Điều này có nghĩa đồng nghiệp của bạn sẽ trực tiếp nhận và xử lý công việc, còn leader chỉ là người nhận để nắm thông tin mà thôi.
Còn BCC là viết tắt của từ Blind Carbon Copy. Tính năng này cũng tương tự như CC, tuy nhiên, tất cả địa chỉ mail người nhận sẽ được ẩn đi. Chúng ta không biết được email này sẽ được gửi thêm bản sao cho ai khác.
Subject là gì?
Subject là chủ đề của email. Subject sẽ là một dòng tóm tắt ngắn gọn nội dung của toàn bộ email.
Spam mail
Spam mail, hay còn gọi là Thư rác, thường sẽ là những thư điện tử quảng cáo. Tần suất gửi mail khá dày đặc và nội dung thường xoay quanh những chương trình quảng cáo. Đôi khi những email được đưa vào mục Spam mail còn có thể là những mail chứa nội dung lừa đảo, chứa link virus, phần mềm độc hại.
Bên cạnh đó, một số địa chỉ email bị đưa nhầm vào Spam mailbox do bị hệ thống nghi vấn, đánh giá là chứa nội dung quảng cáo, địa chỉ lạ hoặc chứa đường link nguy hại.
Re trong email là gì?
Re là viết tắt của từ Reply, nghĩa là trả lời thư. Bạn thường thấy từ Re nằm ở đầu câu trong mục Chủ đề khi ấn trả lời một email nào đó. Ví dụ, bạn nhận được email có chủ đề là
Push mail
Push mail là một cách sử dụng hệ thống gửi thông báo mỗi khi có email mới trên các thiết bị di động. Khi đó, thông qua thông báo này, bạn có thể biết được khi nào có mail đến một cách “thần tốc” và check mail chỉ trong một nốt nhạc thay vì phải thường xuyên vào mail và check thủ công như trước.
FYI nghĩa là gì?
FYI là viết tắt của cụm từ For Your Information, nghĩa là “Thông tin đến bạn/ Thông tin bạn cần biết”. FYI thường xuất hiện dòng đầu tiên của email khi bạn chuyển tiếp email đến người khác và nội dung email vẫn được giữ nguyên, giúp cung cấp thêm thông tin cần thiết cho người nhận mail.
Fwd là viết tắt của từ gì?
Thêm một từ viết tắt rất thường xuyên xuất hiện trong mail, đó chính là Fwd. Từ Fwd là viết tắt cho Forward, nghĩa là Chuyển tiếp. Bạn sẽ nhìn thấy từ Fwd nằm ở đầu mục Chủ đề tương tự như Re khi bạn chuyển tiếp một email đến cho người nhận thứ ba.
Btw
Nếu thường xuyên sử dụng mạng xã hội thì chắc chắn bạn sẽ thường gặp từ Btw. Từ này cũng được sử dụng nhiều khi viết mail. Đây là từ viết tắt cho từ tiếng anh “By the way” nghĩa là Nhân tiện, tiện thể, thường được dùng để hỏi thêm thông tin ở cuối thư.
Snoozed
Snoozed là Đã tạm ẩn, một tính năng trong mail dùng để chỉ những email mà bạn không muốn chúng xuất hiện ở mục Hộp thư đến nhưng không muốn xóa chúng đi.
Scheduled
Mục Scheduled sẽ chứa những email được lên lịch sẵn, sẽ được gửi vào một mốc thời gian nhất định được cài sẵn. Nhờ đó, bạn có thể cài đặt email gửi vào đúng những thời điểm quan trọng, tránh trường hợp quên hoặc gửi sai thời gian. Tính năng này là một “cứu tinh” cho những ai lơ đãng, hay quên đấy.
Lưu ý giúp tạo Email chuyên nghiệp
Để tạo ra một email trông thật chuyên nghiệp, trước tiên bạn cần chú ý đến tên địa chỉ mail. Địa chỉ mail nên đặt dựa trên tên thật, tránh dùng nickname nhí nhố hay con số khi tạo địa chỉ mail. Sử dụng email doanh nghiệp, có tên miền riêng cũng là một cách khiến email của bạn trông chuyên nghiệp hơn rất nhiều.
Tiếp đến, hãy đặt tiêu đề mail thật ngắn gọn, súc tích và rõ ràng, tránh việc bỏ trống tiêu đề mail. Điều này vừa tạo cảm giác chuyên nghiệp, vừa khiến người khác nắm được nội dung khái quát của mail và tăng khả năng đọc mail hơn là một email không có tiêu đề.
Một lưu ý khi viết email tạo sự chuyên nghiệp đó chính là hạn chế tối đa viết tắt (trừ một số từ chuyên ngành chẳng hạn), viết hoa và đặt dấu câu đúng chỗ, đầy đủ. Nên thống nhất sử dụng 1 ngôn ngữ từ đầu đến cuối, trừ trường hợp một số từ chuyên ngành có thể viết bằng ngôn ngữ khác.
Luôn có lời chào lịch sự trong mỗi email. Điều này sẽ tạo thiện cảm cho người đọc cũng như thể hiện thái độ lịch sự, tông trọng đối phương của người gửi.
Mẹo sử dụng Email hiệu quả
Dưới đây là một số mẹo sử dụng email cực hiệu quả mà Sforum muốn chia sẻ đến các bạn. Hãy cùng tham khảo nhé!
Kiểm tra lại email trước khi gửi
Để tạo sự chuyên nghiệp cũng như không làm người nhận bối rối khi nhận quá nhiều email với nội dung “na ná” nhau và “thiếu trước hụt sau”, bạn nên kiểm tra kỹ email của mình trước khi nhấn gửi. Bạn hãy kiểm tra xem địa chỉ mail người nhận đã đúng hay chưa, nội dung thư có bị lủng củng, có đặt dấu câu hay có sai chính tả hay không cũng như đã đính kèm tệp liên quan hay chưa.
Không nhấn vào các đường link lạ
Khi nhận được một email từ người lạ và trong nội dung có chứa các đường link lạ, chúng ta nên cảnh giác và đừng ấn vào các đường link này. Chúng có thể chứa virus nguy hiểm cho thiết bị, đồng thời có nguy cơ bị đánh cắp thông tin, tiền bạc,…
Sắp xếp email theo tag và màu sắc
Giữa một “rừng” email, nếu bạn muốn tìm kiếm một email nào đó thì sẽ mất khá nhiều thời gian và có khi lỡ bỏ qua chúng vì có quá nhiều email. Để tránh tình trạng này, bạn có thể thêm các tag riêng biệt, phù hợp với từng mục đích, nội dung của email và sắp xếp chúng lại cho thật gọn gàng. Khi đó, việc tìm kiếm email sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
Thường xuyên kiểm tra Spam mailbox
Thông thường, những email quảng cáo sẽ được chuyển vào mục Spam. Tuy nhiên, có một số trường hợp email không phải là email quảng cáo nhưng được gửi từ một người lạ chưa từng giao tiếp qua mail với bạn trước đây thì chúng cũng sẽ được tự động chuyển vào mục Spam. Và tất nhiên người dùng sẽ không nhận được bất kỳ thông báo nào.
Do đó, để không bỏ lỡ những email quan trọng, bạn nên thường xuyên kiểm tra Spam mailbox xem có mail vào vô tình bị chuyển vào đó không nhé.
Thường xuyên dọn dẹp mail rác
Khi sử dụng email cá nhân, bạn sẽ thường xuyên nhận được thư rác, spam mail quảng cáo, tiếp thị với tần suất khá dày đặc. Chúng sẽ chiếm một dung lượng nhất định và khiến bạn không còn đủ không gian để lưu trữ email quan trọng.
Vì thế, bạn hãy thường xuyên dọn dẹp mail rác để giải phóng không gian lưu trữ nhé.
Tạm kết
Qua bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ các thuật ngữ trong email là gì. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp ích với bạn.
