PR hay quan hệ công chúng có vai trò vô cùng quan trọng trong thời đại số hiện nay, với sự bùng nổ của nhiều phương tiện đại chúng mạng xã hội thì nhiệm vụ của PR đối với cá nhân, doanh nghiệp lại được nâng cao hơn!
Nhiệm vụ của PR là gì?
Nhiệm vụ của PR là gì? PR là công cụ đắc lực trong việc xây dựng và nâng cao hình ảnh thương hiệu.
PR không thể thiếu trong hoạt động truyền thông và đóng vai trò vô cùng quan trọng. Sau đây chính là vai trò của PR mang đến cho doanh nghiệp:
- Là công cụ đắc lực trong việc xây dựng hình ảnh doanh nghiệp.
- Quảng bá hình ảnh thương hiệu, các sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức, doanh nghiệp đang kinh doanh đến công chúng.
- Góp phần thiết lập tình cảm, xây dựng lòng tin của công chúng với tổ chức, giải quyết hiểu lầm, định kiến, dư luận bất lợi cho tổ chức; xây dựng mối quan hệ tốt đẹp trong nội bộ tổ chức và tạo ra tình cảm tốt đẹp của dư luận xã hội qua các hoạt động quan hệ cộng đồng,…
- Các tổ chức xây dựng được văn hóa doanh nghiệp của riêng mình nhờ vào các hoạt động PR.
- Thông qua các hoạt động PR, các tổ chức và doanh nghiệp sẽ củng cố được niềm tin và giữ gìn được uy tín cho hoạt động của doanh nghiệp.
Đối tượng mà PR hướng đến
Circle of Work (nhóm đối tượng bên ngoài công ty): Có tác động mật thiết với các hoạt động của công ty và công ty có tác động liên quan đến những đối tượng này, nhất là về mặt tài chính. Cụ thể như sau:
- Buyers/Consumers: Người mua/người tiêu dùng trực tiếp sản phẩm/dịch vụ.
- Shareholders: cổ đông, nhà đầu tư.
- Partners: đối tác, nhà phân phối, nhà bán lẻ, nhà cung cấp dịch vụ.
Nhóm đối tượng này thường xuyên tương tác với một số bộ phận của công ty như ban giám đốc, bộ phận kinh doanh, bộ phận PR – Marketing,… Đối với những người làm PR, khi các nhóm đối tượng này liên kết chặt chẽ với công ty thì việc hoạch định chiến lược PR sẽ dễ dàng hơn.
Circle of Trust (nhóm công chúng mục tiêu bên ngoài công ty): Nhóm đối tượng công bố, chia sẻ những thông tin cần thiết của công ty đến công chúng. Nhóm này sẽ mang lại giá trị về mặt thông tin, củng cố niềm tin của công chúng đối với công ty.
- Journalists/Media: nhà báo, kênh truyền thông, mạng xã hội,…
- Regulators: cơ quan chức năng, ban, ngành (VD: ngành dược sẽ có Bộ Y tế, Cục Vệ sinh an toàn thực phẩm,…)
- Experts/KOLs/Celebrities: chuyên gia, người có tầm ảnh hưởng, tổ chức xã hội,…
Những đối tượng này đều có sự ảnh hưởng lẫn nhau. Những chuyên gia sẽ cập nhật xu hướng từ báo chí, các tổ chức xã hội sẽ cần các chuyên gia,… Bên cạnh đó, những đối tượng trong Circle of Trust sẽ tạo ra sự ảnh hưởng đối với các đối tượng thuộc Circle of Work như các phân tích của chuyên gia sẽ ảnh hưởng đến cổ đông/nhà đầu tư của công ty, báo chí tạo ra sự ảnh hưởng đối với người tiêu dùng,…
Ngoài các đối tượng thuộc PR đối ngoại, chúng ta còn có đối tượng thuộc nhóm PR nội bộ, cụ thể ở đây là cán bộ, công nhân viên của công ty. Các hoạt động PR nội bộ sẽ được tổ chức nhằm gắn kết công ty với nhân viên, tạo điều kiện giúp môi trường giao tiếp công sở trở nên tốt đẹp và hiệu quả hơn.
Nội dung của PR
Nội dung của PR là gì?
Theo John Vivina (The Media of Mass Communication):
- Quan hệ với báo chí (Media Relation).
- Vận động hành lang (Lobbying).
- Truyền thông chính trị (Political Communication).
- Tư vấn xây dựng hình ảnh (Image Consulting).
- Quan hệ với nhóm tài chính (Financial PR).
- Gây quỹ (Fund Raising).
- Kế hoạch ứng phó vấn đề bất ngờ (Contingency planning).
- Điều tra dư luận (Polling).
- Điều phối sự kiện (Events Coordination).
Theo Scott M.Cutlip, PR bao gồm 7 chức năng sau đây:
- Tuyên truyền (Publicity).
- Quảng cáo (Advertising).
- Cơ quan ngôn luận – báo chí (Press Agency).
- Nhiệm vụ công (Public Affairs).
- Quản lý vấn đề (Issues Management).
- Vận động hành lang (Lobbying).
- Quan hệ với nhà đầu tư (Investors Relation).
Dựa vào sự phát triển của ngành PR trong xu thế hiện nay tại Việt Nam, hoạt động của PR trong tổ chức có thể đúc kết bao gồm các nội dung dưới đây:
- Hoạch định chiến lược PR.
- PR nội bộ (Internal PR).
- Quan hệ truyền thông (Media relation).
- Tổ chức sự kiện (Events).
- Quản lý khủng hoảng (Crisis management).
- Quan hệ cộng đồng (Community relations).
Các hoạt động của PR
Tùy từng giai đoạn và khả năng triển khai, mỗi công ty sẽ tiến hành các hoạt động PR khác nhau, GOBRANDING sẽ hệ thống lại các hoạt động PR thường gặp như sau:
Hoạch định chiến lược PR
Hoạch định chiến lược PR là kế hoạch cụ thể về những mục tiêu mà công ty muốn đạt được; những cách thức và nguồn lực cần phải có để thực hiện mục tiêu; phân tích SWOT, SMART; lộ trình và các bước triển khai trong từng nội dung; đánh giá rủi ro; giải pháp; phương pháp đo lường.
Việc hoạch định chiến lược PR giúp doanh nghiệp:
- Tăng cường hiệu quả cho hoạt động PR, giúp loại bỏ những công việc không cần thiết, tập trung các nỗ lực vào công việc cần thiết.
- Giảm thiểu rủi ro vì trong kế hoạch PR đã phân tích kỹ các nhân tố ảnh hưởng và các khả năng có thể xảy ra, giúp các nhà quản trị chủ động đối phó với những tình huống bất ngờ và giải quyết xung đột, mâu thuẫn trong quá trình triển khai chiến lược.
- Đảm bảo phân phối nguồn lực hợp lý.
- Làm căn cứ để đánh giá kết quả.
Nhiệm vụ của PR nội bộ
Đối tượng mà hoạt động PR nội bộ hướng đến là tất cả nhân viên của doanh nghiệp. PR nội bộ có vai trò là “cầu nối”, gắn kết, gia tăng sự hiểu biết lẫn nhau giữa nhân viên với doanh nghiệp, giữa nhân viên với cấp trên, giữa nhân viên với nhau. PR nội bộ gồm các hoạt động cụ thể như: sử dụng/tối ưu kênh giao tiếp nội bộ (Microsoft Teams, Google Meet, Zoom, Zalo,…), tổ chức sự kiện nội bộ,…
Tổ chức sự kiện
Với mục tiêu thu hút nhiều người tới tham gia, địa điểm có thể rộng tùy theo quy mô và tính chất của sự kiện như trung tâm hội nghị, khách sạn, sân vận động… Mục tiêu của tổ chức sự kiện là thể hiện tính cách sản phẩm qua đối tượng tham gia, thu hút sự chú ý của truyền thông, thu hút đông người biết đến và đưa thương hiệu sản phẩm một cách khéo léo vào nhận thức của người tiêu dùng.
Quan hệ truyền thông
Quan hệ truyền thông là xây dựng và duy trì mối quan hệ với các cơ quan truyền thông, báo chí. Từ đó, thông qua cơ quan truyền thông, doanh nghiệp có thể thông báo cho công chúng về sứ mệnh, tầm nhìn của công ty, ý nghĩa của một chương trình, sự kiện một cách tích cực, chuyên nghiệp, nhất quán và đáng tin cậy.
Ngoài ra, trong bối cảnh mọi người có xu hướng sử dụng mạng xã hội ngày càng phổ biến hơn, các thương hiệu thức thời đã đón bắt nhu cầu này và tạo cho mình trang thông tin đại diện để luôn đối thoại với người dùng; tổ chức sự kiện ưu đãi, minigame có thưởng trên các nền tảng mạng xã hội hay thuê những hot bloggers, KOLs, Influencers nói về mình để nhiều người biết tới.
Quan hệ cộng đồng
Một tổ chức, doanh nghiệp có nhiều mối quan hệ cộng đồng như: khách hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối, nhà đầu tư, giới truyền thông, giới công quyền, hoạt động xã hội… Các hoạt động đối với từng mối quan hệ cộng đồng giúp doanh nghiệp xây dựng những mối quan hệ tốt, tạo ra công luận tích cực. Nhờ đó mà tranh thủ được tình cảm của công chúng, tạo nên hình ảnh tốt đẹp trong tâm trí mọi người, hướng tới mục tiêu cuối cùng của mọi tổ chức, doanh nghiệp.
Quan hệ cộng đồng còn được thể hiện qua hình thức tài trợ. Đây là hình thức giúp đỡ bằng hiện vật hoặc hiện kim cho một tổ chức khác để đứng ra thực hiện chương trình từ thiện, gây quỹ, kêu gọi ủng hộ, chương trình giải trí, văn hóa, thể thao… Trong chương trình hoặc cuối chương trình được nhận lời cảm ơn qua lời dẫn của MC hay có logo trên phông màn sân khấu.
Xử lý khủng hoảng truyền thông
Truyền thông là “con dao” hai lưỡi, nó có thể đưa bạn đến đỉnh cao nhưng cũng có thể đẩy bạn vào vực thẳm. Khủng hoảng truyền thông là những tin tức tiêu cực có thể làm ảnh hưởng đến danh dự của 1 cá nhân, 1 nhóm người, 1 tổ chức. Vì vậy, đối với người làm PR, hãy luôn cẩn thận trong từng bước đi, từng chiến dịch PR – Marketing, quá trình xây dựng hình ảnh cho doanh nghiệp của mình. Đặc biệt là phải khéo léo, trung thực để điều phối hoặc hỗ trợ giải quyết cùng ban lãnh đạo khi công ty bị khủng hoảng.
Nhiệm vụ của PR đối với cá nhân, doanh nghiệp trong thời đại marketing hiện nay là vô cùng lớn. Cùng với đó là sự cạnh tranh mạnh mẽ của nhiều thương hiệu trên thế giới phẳng. Hy vọng với những thông tin kiến thức trên giúp bạn có được thêm hiểu biết, áp dụng vào công việc, cuộc sống!
